Votre événement XXL tient désormais dans la poche

Pourquoi une App ? Parce que le terrain nous l’a demandé

Vous l’avez sans doute déjà vécu. Le programme part en PDF trois semaines avant le départ. Les billets arrivent par un autre mail. L’heure du rendez-vous change la veille au soir et l’info circule… sur un groupe WhatsApp où la moitié des participants n’est pas.

Nos cheffes et chefs de projet accompagnent vos groupes sur place, du séminaire de deux jours à Bordeaux au voyage incentive à l’autre bout de l’Europe. À chaque séjour, la même question revient : « Et on se retrouve où, à quelle heure ? »

Nous avons donc décidé de réunir toutes ces informations au même endroit, dans le téléphone de chaque participant. Une seule source d’information, toujours à jour. Moins de stress pour vos équipes, plus de temps pour vivre l’expérience. Et c’est bien là tout l’enjeu d’un événement XXL.

Une App à vos couleurs, pas aux nôtres

C’est votre événement, c’est donc votre App. Chaque version est entièrement personnalisée à l’image de votre entreprise :

• votre charte graphique : logo, visuels officiels, couleurs et typographies ;
• votre nom de domaine dédié, par exemple www.convention-votremarque.fr
• vos contenus : mot de bienvenue, présentation de l’événement, programme et visuels.

Autre bonne nouvelle : rien à télécharger. L’App s’ouvre directement depuis le navigateur du téléphone, sur iPhone comme sur Android. Vos participants peuvent l’ajouter sur leur écran d’accueil en un geste, sans passer par l’App Store ou le Play Store.

Elle s’adapte à tous les formats, d’une journée d’étude à un séjour de dix jours, en français comme en anglais pour vos équipes internationales.

Un programme vivant, et un planning sur-mesure pour chacun

C’est Au cœur de l’App, le programme jour par jour. Pour chaque temps fort, vos participants retrouvent l’essentiel : horaires, lieu, point de départ, intervenants, dress code et contact utile.

Nous distinguons deux types d’activités :

• les incontournables, comme les plénières ou les ateliers collectifs, qui s’affichent automatiquement dans le planning de tous ;
• les activités au choix, que chaque participant sélectionne pour composer son propre séjour.

Kayak ou dégustation ? Randonnée ou atelier créatif ? Quand une activité a une capacité limitée, l’App affiche les places restantes et ferme les inscriptions dès que c’est complet. Fini les tableaux Excel qui débordent et les arbitrages de dernière minute.

Et parce qu’un événement, ça se vit aussi avec les yeux, l’App fait la part belle aux contenus :

• des liens externes vers un site, un quiz Kahoot ou un questionnaire Google Form, pour animer vos temps forts ou recueillir les impressions à chaud.

• des galeries photos en slider pour découvrir l’hôtel, la destination ou les activités ;

• des vidéos pour donner envie avant même le départ ;

La bonne info, au bon moment, aux bonnes personnes

« Votre plénière commence dans 10 minutes, rendez-vous dans le hall de l’hôtel. » Dix minutes avant chaque activité, imposée ou choisie, le participant reçoit une alerte sur son téléphone.

Un changement de programme ? Le bus part 15 minutes plus tôt, le dîner déménage en terrasse ? Dès que l’information est modifiée, une notification part automatiquement. Et ce, jusqu’au dernier moment.

Notre équipe peut aussi programmer des messages à l’avance et, surtout, choisir à qui les envoyer. Une info qui ne concerne que le groupe randonnée ou les participants du vol retour de 18h ? Elle arrive uniquement chez eux. Pas de messages inutiles pour les autres.

Toute la logistique, au même endroit

Chaque participant accède à son espace personnel grâce à un code individuel reçu par email. Il y retrouve tout ce dont il a besoin pour voyager l’esprit léger :

• ses billets de train ou d’avion, consultables directement dans l’App, avec le détail des bagages prévus ;
• les informations pratiques : adresse de l’hôtel ou du lieu, points de rendez-vous, contacts d’urgence et numéros du staff XXL sur place ;
• sa chambre : pour les séjours en chambres twin ou en bungalows, chacun découvre avec qui il la partage.

En amont, l’App nous permet aussi de collecter en quelques clics les informations indispensables à l’organisation : allergies alimentaires, pièce d’identité pour les voyages, taille de t-shirt pour vos goodies, numéro de téléphone…

Le tout dans le strict respect du RGPD. Le formulaire de consentement et de droit à l’image se signe électroniquement dès l’entrée dans l’App, et les données personnelles sont hébergées de façon sécurisée.

Côté coulisses : réactivité et zéro mauvaise surprise

Derrière l’App, un back-office pensé par et pour nos équipes. Programme, fiches activités, jauges, participants, formulaires, billets : tout se pilote depuis un seul outil.

Les listes de participants s’importent et s’exportent en fichier Excel, pour transmettre en un clin d’œil la liste des allergies au traiteur ou la répartition des chambres à l’hôtel.

Avant chaque mise en ligne, nous visualisons le rendu exact sur mobile, tel que vos participants le verront. On ajuste, on vérifie, puis on publie.

Et ce n’est qu’un début

Une app, oui, mais toujours avec le supplément d’humain XXL. Elle ne remplace pas notre équipe solaire sur le terrain : elle lui permet de se concentrer sur l’essentiel, vos participants et l’expérience qu’ils vivent.