Choisir entre une soirée à thème ou une journée team building ? Inviter des partenaires externes ou le fêter en petit comité avec vos employés ? Célébrer votre anniversaire d’entreprise peut rapidement devenir un vrai casse-tête. L’enjeu est de mettre à l’honneur la singularité de votre société. Mais alors comment rendre cet événement mémorable ? XXL Happyness vous délivre ses secrets pour marquer les esprits !
Connaître son environnement interne et son public cible pour réussir son anniversaire d’entreprise en beauté
Être conscient de l’environnement interne de votre entreprise vous permettra d’avoir une vue d’ensemble des forces et faiblesses de votre organisation. Connaître votre public cible est également primordial. Cela vous permettra d’adapter le ton de l’événement, des animations au buffet, en passant par le lieu choisi.
Soyez conscient du climat interne de votre entreprise
Comme ce n’est pas chose aisée voici les idées clés à retenir pour avoir une vue d’ensemble de votre organisation avant l’événement :
- Listez les valeurs de votre entreprise, elles permettront d’organiser plus facilement un anniversaire aux couleurs de celle-ci.
- Notez les moments forts de vos dernières années (rachat, embauches, succès, nouveaux bâtiments…) afin de les communiquer le jour J et de féliciter vos collaborateurs pour leur implication.
- Définissez les points « sensibles » de l’organisation (attentes des salariés, changements importants dans l’organisation, etc.). Ce point vous permettra aussi de penser à mettre en place des actions de QVCT (Qualité de Vie et des Conditions de Travail). XXL Happyness peut vous accompagner dans votre projet de QVCT.
- Si vous en avez déjà organisé, regardez comment se sont déroulés les précédents anniversaires d’entreprise ou les autres événements afin d’avoir un maximum d’indications sur les succès et les points d’amélioration.
Déterminez votre public cible et ses attentes
XXL Happyness a dressé pour vous une liste de questions à vous poser en amont de l’organisation pour débuter en toute sérénité :
- Combien de personnes sont invitées ? Les collaborateurs peuvent-ils venir accompagnés ?
- Un public externe est-il invité ? (partenaires, clients, fournisseurs)
- Sont-ils tous situés géographiquement près du lieu de l’événement d’entreprise ?
- Quel est l’âge moyen des invités ?
- A quels activités ou événements les invités ont-ils déjà participé dans votre entreprise ?
Considérez l’environnement externe pour votre anniversaire d’entreprise
Il est aussi important de prendre en compte l’environnement externe dans lequel évolue votre entreprise. Pour cela, renseignez-vous sur les points suivants :
- Quels événements les concurrents ont-ils organisé ? Ont-ils connu un franc succès ou au contraire un échec ? Cette analyse peut vous inspirer pour votre propre anniversaire d’entreprise.
- Est-il intéressant de prendre en compte un événement national pour l’organisation de votre événement d’entreprise ? (Coupe du monde, jeux olympiques, événement national en lien avec votre activité…)
- Quelles sont les tendances du moment en termes d’événements ?
Communiquez, l’élément clé de votre anniversaire d’entreprise
Un anniversaire d’entreprise représente une date importante dans l’histoire de votre société. La communication autour du sujet peut avoir autant un but de cohésion d’équipe en interne qu’un objectif marketing en externe. Pensez également qu’il peut être une excellente vitrine pour recruter vos futurs talents !
La communication avant l’événement
En amont de l’événement, il est primordial de penser à communiquer à propos de celui-ci, notamment sur vos documents commerciaux. L’anniversaire d’entreprise est également l’occasion idéale pour revoir sa charte graphique.
Souvenez-vous également que les réseaux sociaux sont vos meilleurs alliés pour communiquer facilement et rapidement. Une vidéo teaser de l’événement peut faire rayonner et dynamiser votre entreprise auprès du grand public.
La communication pendant l’événement
Un événement réussi passe aussi par une organisation et un enchaînement des animations cohérent. Si par exemple vous souhaitez diffuser un film sur l’historique des moments forts de l’entreprise, réfléchissez au moment le plus propice à sa diffusion pour que ce travail ait un réel impact.
La communication après l’événement
Une fois l’événement terminé, n’oubliez pas de remercier vos collaborateurs et participants externes. Cela peut paraître être une action minime mais elle permet d’humaniser la relation tant en interne qu’en externe, et de laisser un souvenir positif à l’ensemble de vos convives !
Faire un post sur les réseaux sociaux avec vos plus belles photos ou un montage vidéo avec les moments forts sont autant de possibilités pour pérenniser la visibilité de votre anniversaire d’entreprise.
Anticipez la logistique de votre anniversaire d’entreprise
En fonction du choix du thème, des activités, du buffet et du lieu, il vous faudra mettre en place une logistique plus ou moins importante. XXL Happyness vous accompagne dans l’organisation de votre événement sur-mesure !
Le choix du lieu de l’événement
S’il y a bien un choix à ne pas négliger c’est bien celui du lieu ! Parce que la première question que vos invités vont se poser est « Où va se passer l’événement ? ». C’est lui qui va permettre de se projeter dans le moment et donner envie d’y être … ou pas ! Rappelez-vous que fêter les 10 ans ,20 ans, 30 ans de votre société est un événement exceptionnel, imaginez les choses en grand !
Le traiteur pour entreprise et les activités
Hormis le nombre d’invités à connaître pour définir les quantités auprès du traiteur, pensez à tenir compte des éventuelles intolérances de vos participants, c’est un petit plus qui devient de plus en plus commun dans nos mœurs et qui fera toute la différence auprès de vos convives.
XXL Happyness dispose d’un réseau de traiteurs capables de répondre à vos exigences.
En ce qui concerne les activités, notre article sur les événements et team building pourrait vous éclairer sur les possibilités envisageables et 100% team spirit !
Transport, hébergement, personnel d’accueil, les autres éléments à prendre en compte
Si vous devez réserver un hébergement, il vous faudra fournir le plus tôt possible le nombre exact de chambres en précisant le type de chambre (lits séparés, chambre single…).
Pensez également au mobilier et à la décoration dont vous aurez besoin, à l’organisation d’un éventuel transport jusqu’au lieu de l’événement ainsi qu’au personnel d’accueil sur place.
La mise en place de la logistique peut se compliquer rapidement si vous avez plusieurs de ces paramètres à prendre en compte, pensez à vous faire accompagner par une agence évènementielle pour un gain de temps considérable et un anniversaire d’entreprise réussi.
Dressez un bilan de l’événement
Il est évident que dresser un bilan de votre événement est essentiel pour connaître vos points forts et vos axes d’amélioration. Ces éléments seront de précieuses informations, notamment pour l’organisation de vos prochains événements team building. Elles vous permettront de cultiver le bien-être de vos équipes et d’être en cohérence avec leurs attentes.
Créer un questionnaire de satisfaction et un rapport des forces et faiblesses de votre événement
Une dizaine de questions sur le déroulement de votre événement pour connaître le niveau de satisfaction global de vos invités vous sera d’une grande utilité. Des outils comme google form vous permettront de créer votre questionnaire en quelques minutes !
Rédigez ensuite un rapport mentionnant les forces et faiblesses et pensez à lister vos recommandations, ce document sera un précieux repère pour l’organisation des vos futurs événements.
En résumé, organiser un anniversaire d’entreprise est une lourde tâche mais aussi un investissement sur la durée pour l’image de votre entreprise. Prévoyez de démarrer au minimum un an à l’avance. Pensez à impliquer tous vos participants dans cet événement, avant mais aussi après l’avoir célébré.
XXL Happyness est votre tiers indépendant de confiance pour tous vos événements d’entreprise et vous accompagne pour une organisation sur-mesure !
Sophia Girard : www.linkedin.com/in/sophia-girard
