Tournée des vœux en Nouvelle-Aquitaine — Agence événementielle XXL Happyness

Pour la troisième année consécutive, un client réunissait l’ensemble de ses équipes de Nouvelle-Aquitaine pour les vœux du président. À Agen, Périgueux et Bordeaux, simultanément, sans compromis sur l’expérience.

L’enjeu

Créer un moment de rassemblement sincère et fédérateur pour 1 500 collaborateurs dispersés sur trois villes sans que personne n’ait l’impression d’être le site secondaire.

Les vœux de début d’année peuvent être une formalité. Ou ils peuvent être le moment où une organisation entière se souvient pourquoi elle existe ensemble. Ce client avait choisi la deuxième option et nous fait confiance pour la troisième année de suite pour en faire un rendez-vous attendu, soigné et cohérent d’un bout à l’autre de la région.

Notre mission

Coordonner un événement simultané sur trois sites, garantir la même qualité d’expérience à Agen, Périgueux et Bordeaux, et faire en sorte que 1 500 personnes vivent le même moment, même séparées par des centaines de kilomètres. La logistique au service de l’émotion.

Quand on organise le même événement dans trois villes en même temps, le vrai défi n’est pas la logistique. C’est de faire en sorte que personne ne se sente à 200 kilomètres du centre.

Ce qu’on a fabriqué ? Nos 5 Moments Culture Makers

Les vœux du président en cinémas et salles de spectacle

Agen, Périgueux, Bordeaux : trois lieux choisis pour leur capacité à accueillir et leur pouvoir de mise en scène. Des cinémas et salles de spectacle qui transforment une prise de parole en événement. L’écran géant, l’acoustique, la disposition en gradin, tout concourt à ce que les mots du président atterrissent avec le poids qu’ils méritent.

Remise des médailles du travail

Le moment solennel et humain au cœur de la cérémonie. Chaque médaille remise est une histoire personnelle reconnue publiquement; un geste fort qui dit à chaque collaborateur récompensé qu’il compte, qu’on se souvient, qu’on célèbre. La reconnaissance comme acte fondateur du rassemblement.

Goûter de la galette des rois et livraison à vélo

Des galettes des rois géantes, des jus locaux et une livraison à vélo sur chaque site. Le détail qui fait sourire et qui dit tout sur l’attention portée à l’expérience. Le goûter n’est pas un buffet de fin de réunion : c’est un moment convivial pensé, avec ses propres rituels, sa propre générosité, son propre ancrage territorial.

Close-up, photocall & photobooth

Les animations qui transforment les temps libres en moments de complicité. La magie de proximité du close-up pour créer des échanges spontanés entre collègues. Le photocall et le photobooth pour que chacun reparte avec une trace tangible de sa présence et l’envie de la partager.

Transferts en autocars Biogaz depuis les différents sites

Le transport comme engagement. Des autocars Biogaz sélectionnés pour minimiser l’impact environnemental des déplacements, parce que rassembler 1 500 personnes sur une journée laisse une empreinte, et qu’on a la responsabilité de la réduire. Un choix de prestataire qui dit quelque chose sur les valeurs du client.

Dans les coulisses

Trois sites, une seule exigence

Coordonner le même événement en simultané à Agen, Périgueux et Bordeaux, c’est tripler la préparation, les équipes sur le terrain, les vérifications techniques et les plans B. Chaque site a son responsable, son rétroplanning propre, et sa connexion permanente avec la coordination centrale. Ce que les participants voient : une fluidité totale. Ce qu’il y a derrière : une coordination millimétrée.

La galette des rois comme signature du rendez-vous

À la troisième édition, les rituels font partie de l’événement. La galette des rois géante livrée à vélo est devenue un temps fort attendu; le moment de légèreté après la solennité de la cérémonie. Construire des rituels d’une édition à l’autre, c’est transformer un événement annuel en rendez-vous de culture d’entreprise.

Le choix des lieux comme message

Cinémas et salles de spectacle plutôt que salles polyvalentes ou espaces de réunion : c’est un choix éditorial ! Ces lieux ont une âme, une scénographie naturelle, une capacité à mettre en valeur la prise de parole. Ils disent aux collaborateurs : ce moment mérite un écrin. Vous méritez un écrin.

Les autocars Biogaz comme cohérence invisible

Personne ne vient à un événement pour le mode de transport. Mais quand le client s’engage sur des valeurs RSE, chaque prestataire doit être cohérent avec cet engagement y compris le transporteur. Les autocars Biogaz, c’est une décision discrète qui s’inscrit dans une posture globale. C’est aussi le genre de détail qui, quand on le remarque, renforce la confiance.

Un rassemblement annuel réussi ne se juge pas le jour J. Il se juge à l’impatience avec laquelle les équipes attendent l’édition suivante.